Hướng dẫn tra cứu hàng loạt vận đơn Viettel Post cho các shop kinh doanh lớn

Khi quy mô bán lẻ mở rộng từ vài chục lên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn bưu gửi mỗi ngày, việc theo dõi trạng thái giao hàng thủ công trở thành nút thắt cổ chai lớn trong vận hành. Chỉ cần một tỷ lệ nhỏ đơn bị lưu kho, chậm phát hay hoãn giao không được phát hiện kịp thời, tỷ lệ hoàn hàng sẽ tăng vọt, gây thâm hụt trực tiếp vào lợi nhuận của shop. Nắm vững phương pháp tra cứu hàng loạt vận đơn Viettel Post là kỹ năng bắt buộc giúp các nhà bán hàng quy mô lớn kiểm soát lộ trình giao vận thần tốc, phát hiện điểm nghẽn và bảo vệ an toàn cho dòng tiền thu hộ.

Tại sao chủ shop không nên check từng mã vận đơn bằng cách thủ công?

Thói quen sao chép (copy) từng mã ký tự rồi dán vào thanh tìm kiếm chỉ phù hợp với người mua lẻ hoặc các shop mới khởi nghiệp dưới 5 đơn/ngày. Với các cửa hàng phát sinh sản lượng lớn, phương pháp này bộc lộ những điểm yếu chí mạng:

• Tốn kém thời gian và lãng phí nhân sự: Kiểm tra 100 đơn hàng thủ công mất từ 1 – 2 tiếng đồng hồ mỗi ngày. Đội ngũ chăm sóc khách hàng thay vì dành thời gian tư vấn bán hàng hay xử lý khiếu nại lại phải chôn chân vào việc nhập liệu cơ học lặp đi lặp lại.

• Chậm trễ trong việc cứu đơn hoàn: Bưu tá Viettel Post thường lưu kho và phát lại tối đa 3 lần. Nếu không phát hiện sớm những đơn báo "Không liên lạc được" hay "Khách hẹn giao lại", bưu kiện sẽ bị tự động chuyển hoàn về kho chỉ sau 24 – 48 giờ. Check thủ công chậm trễ đồng nghĩa với việc bạn đánh mất cơ hội liên hệ lại với người mua để hỗ trợ giao hàng.

• Dễ nhầm lẫn và sai sót dữ liệu: Việc mở hàng chục tab trình duyệt, đối chiếu mắt thường giữa sổ sách và màn hình máy tính rất dễ nhìn nhầm dòng, dẫn đến việc bỏ sót các bưu phẩm bị thất lạc hoặc chậm trễ đối soát tiền thu hộ (COD).

Hướng dẫn sử dụng tính năng "Tra cứu nhiều vận đơn" trên website Viettel Post

Để hỗ trợ đối tác bán hàng theo dõi số lượng bưu kiện lớn trong ngày mà không cần đăng nhập từng đơn lẻ, hệ thống cổng thông tin của Viettel Post đã tích hợp công cụ kiểm tra đa mã nhanh chóng.

Bước 1: Thu thập và chuẩn bị danh sách mã vận đơn

• Tập hợp toàn bộ các chuỗi mã bill cần kiểm tra từ hệ thống quản lý của shop hoặc file ghi chép gửi hàng.

• Định dạng danh sách mã ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu cách (Ví dụ: VTP12345678, VTP87654321, 1029384756). Lưu ý hệ thống thường giới hạn tra cứu tối đa khoảng 30 mã trong một lần quét trên giao diện web công khai để đảm bảo tốc độ tải trang.

Bước 2: Truy cập cổng tra cứu trực tuyến

• Truy cập vào trang web chính thức của Viettel Post: viettelpost.com.vn hoặc phân hệ tra cứu bưu gửi viettelpost.vn/tra-cuu-hanh-trinh-don/.

• Tại khung tìm kiếm bưu phẩm, dán toàn bộ chuỗi mã vận đơn đã chuẩn bị vào ô nhập liệu.

Bước 3: Xem kết quả và lọc trạng thái

• Nhập mã bảo mật (Captcha) nếu hệ thống yêu cầu, sau đó bấm nút Tra cứu.

• Màn hình sẽ trả về một bảng tổng hợp danh sách các bưu kiện với các trường thông tin then chốt:

  • Trạng thái hiện tại: Đã tiếp nhận, Đang trung chuyển, Đang giao hàng, Phát thành công, Chờ xử lý chuyển hoàn.

  • Bưu cục đang giữ hàng và số điện thoại liên hệ của bưu tá phụ trách.

  • Lịch sử di chuyển chi tiết theo mốc thời gian của từng mã.

Cách xuất file Excel danh sách đơn hàng để kiểm soát tỷ lệ giao hàng thành công cuối tháng

Để có cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất vận chuyển và đối soát tài chính định kỳ, việc tải dữ liệu báo cáo dạng bảng tính Excel từ tài khoản Viettel Post là bước chuẩn hóa nghiệp vụ quan trọng.

1. Thao tác xuất file báo cáo từ trang quản trị Viettel Post

• Đăng nhập tài khoản bán hàng: Truy cập trang quản lý dành cho đối tác tại viettelpost.vn bằng số điện thoại/tài khoản doanh nghiệp của bạn.

• Điều hướng đến mục Quản lý đơn hàng: Chọn tab "Đơn hàng gửi" hoặc "Báo cáo giao vận".

• Thiết lập bộ lọc thời gian: Chọn khoảng thời gian cần đánh giá (Ví dụ: từ ngày 01 đến ngày 30 của tháng). Bạn có thể lọc nâng cao theo trạng thái: lọc riêng nhóm đơn Giao thành công hoặc nhóm đơn Hoàn hàng.

• Xuất file (Export Excel): Nhấp vào nút "Xuất Excel" ở góc phải màn hình để tải file tổng hợp chi tiết về máy tính.

2. Các chỉ số cần tính toán và kiểm soát trên file Excel

Sau khi tải file về, chủ shop sử dụng các hàm cơ bản (như COUNTIF, SUMIF hoặc Pivot Table) để trích xuất các chỉ số vận hành cốt lõi:

• Tỷ lệ giao hàng thành công (Delivery Success Rate):
  Tỷ lệ thành công = (Số đơn phát thành công/Tổng số đơn gửi đi)x100

Chỉ số lý tưởng cho bán lẻ online thường dao động từ 88% – 93% trở lên.

• Tỷ lệ hoàn hàng (Return Rate): Nếu tỷ lệ này vượt quá 10%, shop cần rà soát lại chất lượng tư vấn, quy trình đóng gói hoặc kiểm tra xem khu vực nào có bưu tá giao chậm khiến khách từ chối nhận.

• Đối soát số tiền COD thực nhận: Lấy tổng cột Tiền thu hộ trừ đi Tổng cước vận chuyển để so khớp với số tiền Viettel Post đã chuyển khoản về tài khoản ngân hàng của bạn trong các phiên đối soát định kỳ.

Tự động hóa tra cứu vận đơn và quản trị giao vận tập trung cùng Chotdon.vn

Mặc dù tính năng tra cứu hàng loạt trên website hay xuất file Excel của Viettel Post giải quyết được nhu cầu xem báo cáo, nhưng đây vẫn là phương pháp mang tính "hậu kiểm" (xảy ra sự cố rồi mới thấy). Khi đơn hàng tăng lên hàng trăm đơn mỗi ngày, chủ shop cần một hệ thống quản trị chủ động theo thời gian thực (Real-time).

Phần mềm quản lý bán hàng Chotdon.vn chính là giải pháp công nghệ toàn diện giúp bạn giải phóng hoàn toàn nỗi lo check mã vận đơn thủ công:

• Đồng bộ hành trình đơn hàng tự động 24/7: Chotdon.vn tích hợp API trực tiếp với Viettel Post. Mọi bưu phẩm sau khi tạo trên phần mềm sẽ tự động cập nhật trạng thái liên tục. Chủ shop chỉ cần mở một màn hình duy nhất là biết ngay có bao nhiêu đơn đang đi đường, bao nhiêu đơn phát thất bại mà không cần copy paste bất kỳ mã vận đơn nào.

• Cảnh báo đơn hàng gặp sự cố tức thì: Khi bưu tá cập nhật trạng thái không liên lạc được với khách hoặc giao hoãn, Chotdon.vn sẽ lập tức gắn nhãn cảnh báo đỏ. Nhân viên trực page có thể bấm gọi ngay cho khách hoặc gửi tin nhắn hỗ trợ, nâng cao tỷ lệ cứu đơn thành công thêm 15 – 20%.

• Tự động gửi thông tin mã bill cho khách qua Messenger/Zalo: Hệ thống tự động gửi tin nhắn kèm đường link theo dõi trực tiếp cho người mua ngay khi bưu tá lấy hàng, giúp khách chủ động căn thời gian nhận, giảm hẳn tình trạng khách đi vắng khi bưu tá tới phát.

• Báo cáo và đối soát COD minh bạch: Chotdon.vn tự động gom số liệu, đối soát tiền thu hộ từng phiên với Viettel Post, phát hiện ngay các khoản chênh lệch cước phí hay chậm thanh toán, giúp chủ shop kiểm soát dòng tiền an toàn tuyệt đối.

Xem thêm: Mẹo tra mã vận đơn Viettel post nhanh nhất

Việc làm chủ kỹ năng tra cứu hàng loạt vận đơn Viettel Post kết hợp cùng nền tảng quản trị tự động hóa từ Chotdon.vn sẽ giúp các shop lớn loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công rườm rà, tối ưu hóa tỷ lệ giao hàng thành công và giữ vững tốc độ tăng trưởng kinh doanh bền vững.